Automatisation et intégrations
Vos équipes recopient des données d’un outil à l’autre ? Nous ne vous vendons pas un nouveau logiciel : nous réglons mieux ceux que vous avez, nous les relions entre eux et nous automatisons ce qui peut l’être.
Ce que nous faisons
Réglages
Votre CRM, votre comptabilité ou votre base Airtable revus pour coller à votre façon de travailler.
Intégrations
Faire parler vos outils entre eux : Bexio, Airtable, CRM, e-mail, tableurs. Une information saisie une fois, à jour partout.
Automatisations
Report des commandes, classement des documents, relances, rapports envoyés automatiquement.
Contrôles
Numéros logistiques, montants et dates vérifiés entre e-mails, documents et CRM, avec l’aide de l’IA.
Tableaux de bord
Vos chiffres à jour, sur une seule page, à partir des outils que vous avez déjà.
Sur mesure, si nécessaire
Un outil neuf uniquement quand rien de ce que vous utilisez ne peut faire le travail.
Vos outils actuels, mieux réglés et reliés entre eux
La plupart des PME romandes ont déjà les bons outils : Bexio pour la comptabilité, Excel ou Airtable pour le suivi, Outlook ou Google Workspace pour les e-mails, un CRM, WhatsApp, un site web. Le problème, c'est qu'ils ne se parlent pas. On recopie une commande de l'e-mail vers le CRM, puis du CRM vers Bexio, puis dans le tableau Excel du stock.
Nous ne vous vendons pas un nouveau logiciel. Nous partons de ce que vous utilisez, nous le réglons pour qu'il colle à votre façon de travailler, nous le relions à vos autres outils et nous automatisons ce qui suit une règle. Une information saisie une fois est à jour partout.
Nous construisons un outil neuf seulement quand rien de ce que vous avez ne peut faire le travail. Et nous utilisons l'IA uniquement là où il faut lire ou comparer des documents, jamais pour décider à votre place. Une première automatisation démarre dès 500 CHF, pour les entreprises de Lausanne, du canton de Vaud, de Genève et de toute la Suisse romande.
Commandes et facturation
Une commande arrive par e-mail, par le formulaire du site ou par WhatsApp. Aujourd'hui, quelqu'un la relit, crée le client dans le CRM, saisit la facture dans Bexio, puis met à jour le stock. Quatre saisies pour la même information, et autant d'occasions de se tromper.
Nous relions ces étapes. La commande est lue, le client est retrouvé ou créé dans votre CRM, la facture est préparée dans Bexio avec les bons articles et le bon taux de TVA, et le stock est mis à jour. Vous gardez la validation finale : rien ne part chez le client sans votre accord.
- Commande reçue par e-mail ou formulaire, reportée dans le CRM
- Facture ou offre préparée dans Bexio à partir de la commande
- Stock mis à jour dans Excel, Airtable ou votre outil de gestion
- Confirmation envoyée au client une fois la facture validée
- Bons de livraison générés et rangés dans le dossier de la commande
Exemple fictif
Comptabilité Bexio
La saisie des relevés bancaires reste une des tâches les plus longues pour une petite entreprise. Ligne par ligne, il faut retrouver la facture correspondante, choisir le bon compte et la bonne TVA. C'est précisément ce que nous automatisons dans Bexio, et nous le faisons aussi pour nos propres comptes.
Les écritures qui suivent une règle claire (loyer, abonnements, paiements de clients connus) sont passées automatiquement. Pour les autres, l'IA propose un rapprochement et une seconde vérification signale ce qui ne colle pas : montant différent, référence manquante, doublon. Votre fiduciaire ou votre comptable n'a plus qu'à trancher les cas signalés.
- Import des relevés bancaires et rapprochement avec les factures ouvertes
- Règles de comptabilisation pour les dépenses récurrentes
- Double contrôle par IA des lignes incertaines, avec signalement
- Justificatifs reçus par e-mail joints à la bonne écriture
- Export propre pour la fiduciaire en fin de mois
Exemple fictif
Relances et suivi client
Les factures impayées, les offres restées sans réponse et les contrats qui arrivent à échéance se perdent facilement entre deux urgences. Personne n'oublie volontairement, mais personne n'a le temps de vérifier tous les jours.
Nous mettons en place des relances qui partent au bon moment, avec le ton que vous avez choisi, depuis votre propre adresse e-mail. Les cas sensibles (un client important, un litige) vous sont présentés au lieu d'être relancés automatiquement.
- Rappels de paiement à J+10, J+30, puis alerte à la direction
- Relance des offres envoyées sans réponse après une semaine
- Alerte avant l'échéance d'un contrat ou d'un abonnement
- Tâche créée dans le CRM quand un client n'a pas commandé depuis 3 mois
- Résumé hebdomadaire des relances envoyées
Exemple fictif
Documents classés automatiquement
Factures fournisseurs, bulletins de livraison, contrats, certificats, fiches de salaire : les documents arrivent par e-mail, en pièce jointe, parfois en photo. Ils finissent dans un dossier « À trier » que personne n'ouvre.
Chaque document reçu est reconnu, renommé selon une règle claire et rangé au bon endroit : SharePoint, Google Drive, Airtable ou la fiche du client dans votre CRM. Quand il faut lire le contenu (un numéro de commande, un montant), l'IA s'en charge et vous signale ce qu'elle n'a pas pu identifier.
- Pièces jointes des e-mails classées par client, fournisseur ou dossier
- Nommage uniforme : date, type, contrepartie, numéro
- Factures fournisseurs envoyées directement dans Bexio
- Contrats et annexes reliés à la bonne affaire dans le CRM
- Documents non reconnus regroupés pour une vérification rapide
Exemple fictif
Tableaux de bord
Pour savoir où en est l'entreprise, il faut souvent ouvrir Bexio, le CRM et trois fichiers Excel, puis tout recopier dans un tableau du lundi matin. Le chiffre est déjà faux au moment où on le lit.
Nous rassemblons vos chiffres sur une seule page, alimentée directement par vos outils : chiffre d'affaires, factures ouvertes, trésorerie, commandes en cours, charge de l'équipe. Vous pouvez aussi le recevoir par e-mail chaque lundi.
- Chiffre d'affaires du mois et comparaison avec l'an passé
- Factures ouvertes et retards de paiement par client
- Commandes en cours et délais de livraison
- Heures facturables par collaborateur ou par projet
- Rapport envoyé automatiquement par e-mail
Exemple fictif
Synchronisation Excel, CRM et site web
Le même client existe souvent trois fois : dans le fichier Excel du commercial, dans le CRM et dans la liste des inscrits du site. Les adresses diffèrent, les doublons s'accumulent et personne ne sait quelle version est la bonne.
Nous désignons une source de référence et nous synchronisons les autres outils avec elle. Une modification faite à un endroit est reportée partout, et les doublons sont signalés au lieu d'être créés.
- Formulaires du site envoyés directement dans le CRM ou Airtable
- Fichier Excel partagé synchronisé avec la base clients
- Contacts Outlook ou Google mis à jour depuis le CRM
- Prix et disponibilités du site alimentés par votre catalogue
- Détection des doublons avant leur création
Exemple fictif
Portail client ou outil sur mesure, si nécessaire
Parfois, aucun outil existant ne fait le travail : un métier très spécifique, des clients qui doivent suivre leurs commandes en ligne, des règles que ni Bexio ni Airtable ne savent gérer. Dans ce cas, et seulement dans ce cas, nous développons un outil sur mesure, relié à ceux que vous gardez.
Nous l'avons fait pour une société de négoce de matières premières, sous accord de confidentialité : un CTRM complet qui regroupe contrats et annexes, factures, transactions bancaires, base comptable, taux de change en direct, analyse des documents par IA, générateur de factures et salaires. L'équipe y travaille chaque jour.
- Portail où vos clients suivent leurs commandes et téléchargent leurs documents
- Espace fournisseurs pour déposer factures et bulletins de livraison
- Outil métier quand Excel atteint ses limites
- Interface simple au-dessus d'une base Airtable existante
- Hébergement en Suisse ou en Europe, selon vos besoins
Exemple fictif
Comment nous travaillons
- 1
Observer
Nous passons du temps avec les personnes qui font le travail, pour voir où les données sont recopiées et où le temps se perd.
- 2
Proposer
Une liste courte d'automatisations, classées par temps gagné, avec ce qui reste dans vos outils actuels et ce qui changerait.
- 3
Mettre en place
Nous commençons par une première automatisation, testée sur vos vraies données, avant d'aller plus loin.
- 4
Suivre
Nous surveillons, corrigeons et faisons évoluer. Vous savez toujours qui appeler quand quelque chose change.
Questions fréquentes
Faut-il changer de logiciel pour automatiser ?
Non. Nous partons de vos outils actuels : Bexio, Excel, Outlook ou Microsoft 365, Google Workspace, Airtable, votre CRM. Nous les réglons et les relions. Un nouvel outil n'est proposé que si rien de ce que vous avez ne peut faire le travail.
Combien coûte une automatisation pour une PME ?
Une première automatisation démarre dès 500 CHF. Le prix dépend du nombre d'outils à relier et des cas particuliers à gérer. Vous recevez une offre précise après un premier échange.
Pouvez-vous automatiser la saisie bancaire dans Bexio ?
Oui. Nous importons les relevés, rapprochons les paiements des factures ouvertes et appliquons des règles pour les dépenses récurrentes. Les lignes incertaines passent par une vérification par IA et vous sont signalées au lieu d'être comptabilisées à l'aveugle.
Utilisez-vous l'IA pour tout ?
Non. Ce qui suit une règle est automatisé simplement, c'est plus fiable et moins cher. L'IA sert là où il faut lire un document, comparer deux sources ou résumer un échange. Une personne garde la décision.
Que se passe-t-il si un outil change ou tombe en panne ?
Les automatisations sont documentées et surveillées. En cas d'erreur, vous êtes prévenu et rien n'est perdu. Nous assurons le suivi et les adaptations quand vos outils évoluent.
Où sont stockées nos données ?
Dans vos propres outils et vos propres comptes, dans la mesure du possible. Nous choisissons des services conformes à la nLPD et vous gardez la maîtrise des accès.
Travaillez-vous uniquement à Lausanne ?
Nous sommes basés à Lausanne et travaillons avec des entreprises de tout le canton de Vaud, de Genève et de Suisse romande. Une grande partie du travail se fait à distance, avec des rencontres sur place quand c'est utile.