Автоматизация и интеграции
Ваши сотрудники переносят данные из одной программы в другую? Мы не продаём новую систему: мы лучше настраиваем те, что у вас уже есть, связываем их между собой и автоматизируем всё, что можно автоматизировать.
Что мы делаем
Настройка
Ваша CRM, бухгалтерия или база Airtable, перенастроенные под то, как вы работаете.
Интеграции
Связать ваши инструменты между собой: Bexio, Airtable, CRM, почта, таблицы. Данные вносятся один раз и актуальны везде.
Автоматизация
Перенос заказов, сортировка документов, напоминания, автоматическая отправка отчётов.
Проверки
Логистические номера, суммы и даты сверяются между письмами, документами и CRM с помощью ИИ.
Дашборды
Актуальные цифры на одной странице — на основе инструментов, которые у вас уже есть.
Под заказ, если нужно
Новый инструмент — только если ни одна из ваших программ не справляется с задачей.
Ваши нынешние инструменты — лучше настроенные и связанные между собой
У большинства малых и средних компаний во франкоязычной Швейцарии уже есть нужные инструменты: Bexio для бухгалтерии, Excel или Airtable для учёта, Outlook или Google Workspace для почты, CRM, WhatsApp, сайт. Проблема в том, что они не связаны. Заказ переписывают из письма в CRM, потом из CRM в Bexio, потом в таблицу склада.
Мы не продаём вам новую программу. Мы берём то, чем вы уже пользуетесь, настраиваем под ваш способ работы, связываем с остальными инструментами и автоматизируем всё, что подчиняется правилу. Данные вводятся один раз и актуальны везде.
Новый инструмент мы создаём только тогда, когда ничто из имеющегося не справляется. А ИИ используем лишь там, где нужно прочитать или сравнить документы, — и никогда не принимаем решения за вас. Первая автоматизация — от 500 CHF, для компаний Лозанны, кантона Во, Женевы и всей франкоязычной Швейцарии.
Заказы и выставление счетов
Заказ приходит по почте, через форму на сайте или в WhatsApp. Сегодня кто-то его читает, заводит клиента в CRM, вносит счёт в Bexio, затем обновляет склад. Четыре ввода одних и тех же данных — и столько же возможностей ошибиться.
Мы связываем эти шаги. Заказ считывается, клиент находится или создаётся в CRM, счёт готовится в Bexio с нужными позициями и ставкой НДС, склад обновляется. Окончательное подтверждение остаётся за вами: клиенту ничего не уходит без вашего согласия.
- Заказ из письма или формы автоматически попадает в CRM
- Счёт или предложение готовится в Bexio на основе заказа
- Остатки обновляются в Excel, Airtable или вашей учётной системе
- Подтверждение клиенту после утверждения счёта
- Накладные формируются и сохраняются в папке заказа
Условный пример
Бухгалтерия в Bexio
Разноска банковских выписок — одна из самых долгих задач в небольшой компании. Строка за строкой нужно найти соответствующий счёт, выбрать правильный счёт учёта и ставку НДС. Именно это мы автоматизируем в Bexio — в том числе для собственной бухгалтерии.
Проводки, подчиняющиеся ясному правилу (аренда, подписки, платежи известных клиентов), проводятся автоматически. Для остальных ИИ предлагает сопоставление, а вторая проверка отмечает то, что не сходится: другая сумма, нет ссылки, дубликат. Вашему фидуциару или бухгалтеру остаётся решить только отмеченные случаи.
- Импорт выписок и сопоставление с открытыми счетами
- Правила проводок для регулярных расходов
- Двойная проверка сомнительных строк с помощью ИИ
- Квитанции из почты прикрепляются к нужной проводке
- Аккуратная выгрузка для фидуциара в конце месяца
Условный пример
Напоминания и работа с клиентами
Неоплаченные счета, предложения без ответа и договоры, срок которых подходит к концу, легко теряются среди срочных дел. Никто не забывает нарочно, но ни у кого нет времени проверять это каждый день.
Мы настраиваем напоминания, которые уходят в нужный момент, в выбранном вами тоне и с вашего собственного адреса. Деликатные случаи (важный клиент, спор) передаются вам, а не обрабатываются автоматически.
- Напоминания об оплате через 10 и 30 дней, затем сигнал руководству
- Повторный контакт по предложениям без ответа через неделю
- Предупреждение до окончания договора или подписки
- Задача в CRM, если клиент не заказывал 3 месяца
- Еженедельная сводка отправленных напоминаний
Условный пример
Автоматическая сортировка документов
Счета поставщиков, накладные, договоры, сертификаты, расчётные листы: документы приходят по почте, во вложениях, иногда в виде фотографий. В итоге они оказываются в папке «Разобрать», которую никто не открывает.
Каждый входящий документ распознаётся, переименовывается по понятному правилу и кладётся в нужное место: SharePoint, Google Drive, Airtable или карточку клиента в CRM. Если нужно прочитать содержимое (номер заказа, сумму), это делает ИИ и сообщает, что распознать не удалось.
- Вложения из писем раскладываются по клиентам, поставщикам или делам
- Единое именование: дата, тип, контрагент, номер
- Счета поставщиков сразу попадают в Bexio
- Договоры и приложения привязываются к нужной сделке в CRM
- Нераспознанные документы собираются для быстрой проверки
Условный пример
Панели показателей
Чтобы понять, как идут дела, часто приходится открыть Bexio, CRM и три файла Excel, а затем переписать всё в сводку к понедельнику. К моменту чтения цифра уже неактуальна.
Мы собираем ваши показатели на одной странице, которая получает данные напрямую из ваших инструментов: выручка, открытые счета, денежные средства, текущие заказы, загрузка команды. Сводку можно также получать по почте каждый понедельник.
- Выручка за месяц и сравнение с прошлым годом
- Открытые счета и просрочки по клиентам
- Текущие заказы и сроки поставки
- Оплачиваемые часы по сотрудникам или проектам
- Автоматическая отправка отчёта по почте
Условный пример
Синхронизация Excel, CRM и сайта
Один и тот же клиент часто существует трижды: в файле Excel менеджера, в CRM и в списке регистраций на сайте. Адреса расходятся, дубликаты копятся, и никто не знает, какая версия верна.
Мы определяем один основной источник и синхронизируем с ним остальные инструменты. Изменение, внесённое в одном месте, переносится везде, а дубликаты отмечаются, а не создаются.
- Формы с сайта сразу попадают в CRM или Airtable
- Общий файл Excel синхронизирован с клиентской базой
- Контакты Outlook или Google обновляются из CRM
- Цены и наличие на сайте берутся из вашего каталога
- Дубликаты выявляются до их создания
Условный пример
Клиентский портал или собственный инструмент — если нужно
Иногда ни один существующий инструмент не справляется: очень специфичная отрасль, клиенты должны отслеживать заказы онлайн, правила, с которыми не умеют работать ни Bexio, ни Airtable. В этом случае — и только в этом — мы разрабатываем инструмент под заказ, связанный с теми, что у вас остаются.
Так мы сделали для компании, торгующей сырьевыми товарами, по соглашению о конфиденциальности: полноценная CTRM-система, где собраны контракты и приложения, счета, банковские операции, бухгалтерская база, курсы валют в реальном времени, анализ документов с помощью ИИ, генератор счетов и расчёт зарплат. Команда работает в ней каждый день.
- Портал, где клиенты отслеживают заказы и скачивают документы
- Раздел для поставщиков, чтобы загружать счета и накладные
- Рабочий инструмент там, где Excel уже не справляется
- Простой интерфейс поверх существующей базы Airtable
- Хостинг в Швейцарии или Европе — по вашему выбору
Условный пример
Как мы работаем
- 1
Наблюдаем
Проводим время с теми, кто выполняет работу, чтобы увидеть, где данные переписываются и где теряется время.
- 2
Предлагаем
Короткий список автоматизаций, упорядоченный по сэкономленному времени: что остаётся в ваших инструментах и что изменится.
- 3
Внедряем
Начинаем с одной автоматизации, проверенной на ваших реальных данных, и только потом идём дальше.
- 4
Сопровождаем
Следим, исправляем, развиваем. Вы всегда знаете, кому позвонить, если что-то меняется.
Частые вопросы
Нужно ли менять программы, чтобы автоматизировать работу?
Нет. Мы исходим из ваших текущих инструментов: Bexio, Excel, Outlook или Microsoft 365, Google Workspace, Airtable, ваша CRM. Мы настраиваем и связываем их. Новый инструмент предлагаем, только если ничто из имеющегося не справляется.
Сколько стоит автоматизация для небольшой компании?
Первая автоматизация — от 500 CHF. Цена зависит от количества связываемых инструментов и особых случаев. Точное предложение вы получите после первого разговора.
Можно ли автоматизировать разноску банковских выписок в Bexio?
Да. Мы импортируем выписки, сопоставляем платежи с открытыми счетами и применяем правила для регулярных расходов. Сомнительные строки проходят проверку ИИ и передаются вам, а не проводятся вслепую.
Вы используете ИИ для всего?
Нет. То, что подчиняется правилу, автоматизируется просто — это надёжнее и дешевле. ИИ нужен там, где надо прочитать документ, сравнить два источника или кратко изложить переписку. Решение остаётся за человеком.
Что будет, если инструмент изменится или перестанет работать?
Автоматизации задокументированы и находятся под наблюдением. При ошибке вы получаете уведомление, данные не теряются. Мы сопровождаем и адаптируем решения по мере изменения ваших инструментов.
Где хранятся наши данные?
По возможности — в ваших собственных инструментах и учётных записях. Мы выбираем сервисы, соответствующие швейцарскому закону о защите данных (nLPD), а доступы остаются под вашим контролем.
Вы работаете только в Лозанне?
Мы находимся в Лозанне и работаем с компаниями всего кантона Во, Женевы и франкоязычной Швейцарии. Большая часть работы ведётся удалённо, встречи на месте — когда это полезно.